English
Wśród aktywnych zawodowo pracowników obecni są przedstawiciele aż czterech pokoleń.
To Baby Boomers, czyli najstarsi pracownicy, urodzeni w latach 1946–1964. Kolejna grupa, to pokolenie X, najliczniejsze, czyli pracownicy urodzeni w latach 1965–1979. Nieco młodsze, Pokolenie Y, tzw Millenialsi – osoby urodzone w latach 1979–1995. I najmłodsze – pokolenie Z – czyli osoby urodzone po 1995 roku i to dla nich praca zdalna być może jest przyszłością funkcjonowania.
Najstarszego i najmłodszego pracownika w jednej organizacji może dzielić aż pół wieku.
Ogromnym wyzwaniem jest zintegrowanie tak zróżnicowanego zespołu oraz zarządzanie nim.
W okresie pandemii pojawiło się kolejne wyzwanie – praca zdalna.
Praca zdalna, na którą pracownicy różnie się zaopatrują, w większości pracownicy wybierają pracę hybrydową, czyli 2-3 dni w biurze, pozostałe zdalnie.
Jakie narzędzia mogą pomóc w integracji i komunikacji pracowników ?
Poniżej subiektywna lista 6 narzędzi wspomagających codzienne procesy.
Spis treści:
- Kalendarz Google i Dokumenty Google… skuteczna organizacja pracy
- Microsoft Teams… szybka komunikacja
- Callback24… błyskawiczne oddzwanianie do klientów
- Zoom… spotkania z klientami i współpracownikami
- Trello… terminowe prowadzenie projektu
- Canva… wspólna praca nad grafikami
1. Kalendarz Google i Dokumenty Google… skuteczna organizacja pracy
Planowanie dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału – nad czym aktualnie pracuję?
Kalendarz Google umożliwia nam skuteczne zarządzanie czasem. W ramach jednego konta możemy stworzyć kilka kalendarzy i zapisane zdarzenia wyświetlać w ramach jednego kalendarza. To pozwala umiejętnie planować tematy zawodowe i prywatne – co przydaje się np. pracującym Mamom. Wystarczy jedno spojrzenie i już wiesz, że jutro oprócz trzech spotkań masz jeszcze fryzjera i szczepienie dziecka.
Dużym plusem jest fakt, że kalendarz jest bezpłatny i może z niego korzystać kilku użytkowników jednocześnie.
Przechowywanie stworzonych dokumentów i praca nad nimi w czasie rzeczywistym?
Dokumenty Google to możliwość tworzenia i edycji tekstu bezpośrednio z przeglądarki. Nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania a treści / arkusze kalkulacyjne / prezentacje mogą być edytowane przez kilka osób jednocześnie.
Jest to świetne narzędzie dla rozproszonych zespołów, dla osób, które pokazują klientom swoje prace i dają im możliwość komentowania / edytowania w czasie rzeczywistym. Dzięki temu praca idzie szybciej, a wprowadzane modyfikacje są oceniane na bieżąco.
2. Microsoft Teams… szybka komunikacja
Przy realizacji codziennych zadań niezbędna jest komunikacja. Im szybciej przekażemy pewne informację, tym sprawniej pójdzie nam realizacja projektu.
Microsoft Teams to rewelacyjne narzędzie do komunikacji w zespołach – umożliwia odbywanie rozmów, video konferencji, czatów ze współpracownikami. Funkcja powiadomień, tworzenia grup, zapisywania przesłanych plików, tworzenie ankiet, czy możliwość prowadzenia rozmów na każdym urządzeniu sprawiają, że narzędzie jest bardzo przydatne w codziennej komunikacji.
W ciągu kilku sekund przekażesz najistotniejsze informacje kierownikowi, koledze z zespołu i koleżance z innego działu.
3. Callback24… błyskawiczne oddzwanianie do klientów
W codziennej pracy niezwykle ważny jest kontakt z klientem i odpowiadanie na wszystkie zapytania. Włączając na stronie internetowej widżet do oddzwaniania w postaci słuchawki, pop up i exit pop możesz zwiększyć liczbę rozmów ze strony internetowej nawet o jedną trzecią. I pozyskiwać klientów poza godzinami pracy. Dzięki dostępnym integracjom możesz sprawdzić, które działania marketingowe dowiozły najwięcej klientów.
15 sekund… tyle potrzebujesz do nawiązania współpracy życia!
Widżet Callback24 umożliwia oddzwonienie do klienta w 15 sekund, co w dzisiejszym zwariowanym świecie jest niezwykle ważne. Podobnie oddzwonisz do klientów pozyskanych w kampanii Facebook’owej. Narzędzie dostarcza również raporty pokazujące pracę całego działu, co może wpłynąć pozytywnie na zyski ze sprzedaży. Co więcej, narzędzie jest bezpłatne w najmniejszym pakiecie.
4. Zoom… spotkania z klientami i współpracownikami
Spotkania i video konferencje to dla wielu osób zawodowa codzienność.
Zoom to jedno z bardziej popularnych narzędzi pomocnych w organizacji spotkań, rozmów video i webinariów. Prosty, w wersji bezpłatnej, dostępny od „już”. Jednocześnie w wydarzeniu może brać udział kilkadziesiąt osób, a w wersji płatnej do 500, co dla wielu organizacji będzie wystarczające. W wersji płatnej mamy również możliwość nagrywania rozmów, ukrywanie tła czy tworzenie cyklicznych spotkań.
5. Trello… terminowe prowadzenie projektu
Każdy projekt dzielimy na zadania i przypisujemy do konkretnych podzespołów lub osób. W przypadku pracy zdalnej zadania powinny być szczegółowo opisane, powinny zawierać najważniejsze informacje i termin wykonania.
Trello to aplikacja do zarządzania projektami, w której możemy planować pracę swoją i swojego zespołu. Narzędzie działa w oparciu o popularne karteczki / karty przyczepiane do tablicy – możemy je podzielić tematycznie a do zadań przypisać konkretnych członków zespołu. W zarządzaniu pracą może uczestniczyć kilka osób, a daną tablicę możemy udostępniać.
Interfejs jest bardzo prosty, planowanie odbywa się w intuicyjny sposób. Narzędzie jest dostępne również bezpłatnie.
6. Canva… wspólna praca nad grafikami
Grafik nie zawsze jest na miejscu, nie zawsze też może dla nas wykonać projekt „na wczoraj”. W takiej sytuacji sprawdzi się canva. Bardzo prosty program graficzny, dostępny dla każdego online. Pozwala tworzyć najróżniejsze projekty np. grafiki na social media, ulotki, prezentacje, banery, infografiki, wizytówki. Jest niezwykle intuicyjny, dzięki czemu osoby nie zajmujące się na co dzień grafiką na pewno sobie poradzą. Niezliczona liczba szablonów, bank zdjęć, możliwość wgrania swoich materiałów i niska cena sprawiają, że jest to świetne narzędzie do wspólnej, zespołowej pracy nad projektem.
Wykorzystanie odpowiednich aplikacji pomoże nam produktywnie zarządzać czasem pracy, zespołem, zadaniami i projektami. Co ważne, przedstawione wyżej rozwiązania sprawdzą się w pracy stacjonarnej, hybrydowej i zdalnej.
Redakcja poleca: Feminatywy, zmiany ekranu, popularność treści video – szefowa polskiego Youtube zdradza nowości Google
